Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет. (Малкольм Болдридж)

 

Приступая к поиску персонального ассистента, я и мои коллеги, прежде всего, уточняем три основных пункта.

Понимает ли клиент, в каком именно помощнике он нуждается?
Масштабы компании?
Черты руководителя,  динамика его рабочего дня?
 

И, лишь прояснив эти вопросы, приступаем к формированию подробного профиля вакансии.
Прокомментирую, почему именно так, а не иначе. Не смотря на большое количество статей в профессиональной литературе и открытых источниках, многие по – прежнему не видят принципиальной разницы между секретарем и секретарем – референтом, бизнес – ассистентом, личным помощником и персональным ассистентом.  

Наша первоочередная задача помочь заказчику в формулировании корректного запроса. Детализируем каждую из выше приведенных должностей. 

 

Секретарь - человек, в котором в равной степени нуждаются и малый и средний и крупный бизнес. Типичный функционал: встреча гостей, чай, кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции. 

 

Секретарь - референт промежуточная позиция между секретарем и личным помощником, востребован средним бизнесом. Специалист, отвечающий за документационное обеспечение, протоколирование встреч и совещаний, как правило, сопровождает руководителя на переговорах. Поскольку эти функции сегодня выполняет персональный ассистент, вакансия секретаря - референта все реже встречается на рынке труда,

 

Персонального ассистента всегда встретим в крупной западной компании и часто в крупной российской. PA (Personal 

Assistant) выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни: организация отдыха, семейного праздника, подбор страховой компании для детей руководителя и т.п. Такой тип помощника востребован в основном руководителями, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. В отечественной компании персональный ассистент часто совмещает в себе функции личного помощника.

 

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний. В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других руководителей компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем. 

 

И, наконец, бизнес – ассистент. Это «правая рука» генерального директора. Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Зачастую бизнес-ассистент выполняет часть работы за руководителя, который пользуется результатами. Разумеется, такой ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Примечательно, что на данную должность часто приглашают мужчин.  

 

Мы уточнили масштабы компании – клиента, скорректировали функционал требуемого специалиста, осталось понять основные черты руководителя, дабы в последующем между помощником и руководителем установились качественные деловые отношения:

 

Портрет руководителя поможет специалистам по подбору персонала подобрать человека, который будет, обладать определенными навыками и качествами и максимально соответствовать уровню начальника.

 

Если вам кажется, что изложенный материал мало что прояснил для вас, не отчаивайтесь.
Позвоните нам: 8 (928) 370-14-97
Будем рады оказать вам всю необходимую помощь в рамках своей профессиональной деятельности.